INTRODUCCIÓN SOBRES

CONCEPTOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES

2.1. DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Sobre: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
2.1.2 Destinatario: persona a quien va dirigido el contenido del sobre.
2.1.3 Espacio: distancia horizontal de escritura.
2.1.4 Etiqueta: rótulo que se adhiere al sobre.
2.1.5 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.1.6 Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.
2.1.7 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
2.1.8 Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
2.1.9 Razón social: nombre que identifica a una empresa o a una institución.
2.1.10.Remitente: persona natural o jurídica que envía el contenido del sobre.
2.1.11.Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
2.1.12.Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre, de izquierda a derecha.
2.1.13. Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos i ir escritos.

CLASIFICACIÓN

2.2. CLASIFICACIÓN
2.2.1 De acuerdo con su aplicación comercial, se clasifican en:

Sobre oficio (con ventanilla o sin ventanilla)

Sobre para tarjeta


Sobre manila

2.2.2 De acuerdo con su destino los sobres se clasifican en:
Local
Nacional
Internacional
2.2.3 Modelos
2.2.3.1 Modelo 1. Para efectos de diagramación tiene tres zonas. En la zonas 1 y 2 se los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para uso de la oficina de correo. (Fig. 1)
2.2.3.2 Modelo 2. Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente se deja libre para uso de la oficina de correo. (Fig. 2). Si se emplea este deben incluir en la zona 1 todos los datos necesarios para la identificación del remitente

PARTES

3.2.1 Partes
Para su distribución el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen de la siguiente manera:


3.2.1.1 El tercio izquierdo se emplea para anotaciones tales como: CONFIDENCIAL, PERSONAL. CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, CONTIENE CINTA MAGNÉTICA, CONTIENE MUESTRAS, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio.
3.2.1.2 El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
3.2.1.3El tercio derecho, es para uso exclusivo de la oficina correo.
3.2.2. Datos del remitente
Se distribuyen según el modelo seleccionado y constan de: razón social, sigla, o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo, dirección, apartado, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad, país y dirección electrónica (E-mail)

3.2.3. Datos del destinatario
Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada; si es imposible obtener el nombre, se envía al cargo del directivo responsable.
Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones, de la siguiente forma:
3.2.3.1 Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.

EJEMPLOS.
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista
Cancillera

NOMBRE Y EMPRESA

3.2.3.2 Nombre. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
EJEMPLOS:
Señor
LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO
Señor
Juan Sebastián Rincón Páez

3.2.3.3 Cargo. Se escribe con mayúscula inicial.

EJEMPLO:

Gerente General
Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.

EJEMPLO.
Economista
LAURA OBREGÓN LÓPEZ
Directora de Servicios
Administrativos y de Seguridad

3.2.3.4 Empresa. Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliar conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando denominaciones Ltda., S. A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la .

EJEMPLO.

A. J. P. (Alberto Jiménez Pino) BCH (Banco Central Hipotecario)
Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desean destacar, pueden digitarse en mayúscula sostenida.

EJEMPLOS.
SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)
CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano)

DIRECCIÓN O APARTADO

3.2.3.5 Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos.
La dirección consta de una de las siguientes palabras: calle, carrera, avenida, transversal, diagonal o circunvalar entre otras, sin abreviar y con su respectivo número; a continuación el número de la puerta. Se dejan dos espacios a máquina o tres en computador entre el número de Ia calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). Se prescinde del signo número #.
•Los primeros dígitos de la placa de la puerta corresponden a la calle, carrera y demás; los siguientes se refieren a la distancia en metros de la esquina a la puerta. Estos últimos se unen con guión (-).

EJEMPLO.
Señora
Paola Tamayo Palacio
Jefa de Programa
Comercio y Servicios
Informática Ltda.
Carrera 30 50-20

En la línea de dirección, cuando sea necesario, se especifican claramente números o letras de oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros.
Si hay letras dentro de la nomenclatura, éstas se escriben en mayúscula, unidas al número, puesto que forman un solo componente.

EJEMPLO.
Calle 50A 40S-25
La nomenclatura incluye Norte, Sur, Este, Oeste, Bis o nombres, es indispensable escribirla en forma completa.
EMPLOS.

• 12 1-17Este,. Bloque C, Oficina 505
Carrera 26L D75-48
• Manzana 23 Casa 1 Urbanización Villa del Prado
• Carrera 46 A No. 43Sur-30 Bloque 17, Apartamento 1308

Nota. Para asegurar la entrega del sobre, la dirección debe escribirse clara y completa de acuerdo con la nomenclatura de cada ciudad, preferiblemente separados con coma (,)
El apartado se anota como un solo número. En este caso no se escribe la dirección.

EJEMPLO:
Ingeniero
José Miguel Cantillo Valencia
Jefe de Proyectos
Construcciones Ltda.
Apartado 50943

Esquema de indicaciones para el destinatario sobre oficio

DESTINO

3.2.3.6 Destino. Puede ser local, nacional o internacional.
Local. Cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el nombre de la ciudad, de preferencia en mayúscula sostenida.

EJEMPLO.
Licenciado
GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 No. 43-19
PEREIRA

Nacional. Cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo país, los nombres de la ciudad y del departamento se escriben separados por coma (,) y de preferencia, en mayúscula sostenida.

EJEMPLOS.
Doctor
FABIO ARIAS CAMPOS
Gerente General
Asesorías Financieras S. A.
Diagonal 44 A 41-74
SINCELEJO, SUCRE

Señora
Agustina Palomino Trejos
Presidenta
Junta Acción Comunal
Vereda Altagracia
La Virginia, Risaralda
;
Nota. La capital de Colombia siempre se identifica como Bogotá D. C.
Internacional. Se tiene en cuenta:
La escritura de los datos, en el idioma oficial del país de destino o en inglés, a interlineación sencilla.
El nombre del destinatario, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial.
En la dirección se respetan la nomenclatura y los términos del país de destino tales como casilla, cajón, P.O. Box, Postfach, entre otros.
El país de destino, se anota en el mismo renglón de la ciudad o en el siguiente, dependiendo de la extensión de los datos, de preferencia, en mayúscula sostenida y en español para asegurar el despacho.

EJEMPLO:
Mr. Ralph Geere
General Manager
IBM International
22 Marión Ave. Hartsdale
New York 10530
ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA

Señora
Erika Neuwald
Obteilungsleister
VOLKSWAGEN
6450 Manau
GrinapSt30618
FRANKFURT, ALEMANIA


Para los sobres con ventanilla se deben seguirlas indicaciones de la NTC 3393.

ASPECTOS GENERALES

3.3. ASPECTOS GENERALES
3.3.1. Se recomienda que el sobre oficio coincida en color, calidad y diseño con la papelería.
3.3.2. Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
3.3.3. Para el diseño de sobres grandes, se deben respetar las zonas, con la posibilidad de
aumentar sus medidas horizontales y verticales, en armonía con el tamaño.
3.3.4. El tamaño del sobre, para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces.
3.3.5. Para una mejor distribución en los sobres de manila, a partir del tamaño carta, se
recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y
medio.
3.3.6. La impresión o escritura de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres
de manila, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapa
hacia el lado derecho. (Fig. 6).
3.3.7. En las empresas que manejan el correo centralizado se recomienda escribir en el sobre,
el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de los datos de la zona 1.
3.3.8. Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el número telefónico del
destinatario en el renglón anterior a la ciudad y el del remitente debajo de los datos de la zona 1.

EJEMPLO:
Doctora
Johana Mosquera
Gerenta General
Solicitudes Ltda.
Avenida Caracas 18-53
Teléfono 253 21 38
Bogotá

3.3.9. Al utilizar etiqueta, ésta se adhiere centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario. Si la extensión de las líneas sobrepasa el tamaño de rótulo, los datos se pueden agrupar.

EJEMPLO.
Señor Felipe Solórzano M.
Gerente
Inversiones Ltda
Calle 29 49-21 Oficina 305
Barrancabermeja, Santander

3.3.10 La solapa del sobre se sella por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico alguno.

REQUISITOS

ZONAS

Zona 1:

Espacio destinado para la ubicación de la razón social sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT(opcional). Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del sobre y entre tres cm y cuatro cm verticales desde el borde superior.

Zona 2:

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, fax, teléfono, télex, NIT(opcional), dirección electrónica (e-mail) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1.5 cm y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente abarca todo el ancho.

Zona 3:

Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo.

Ver el siguiente esquema:

DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS

PARTES:

Para escribir los datos del destinatario en un sobre, hay que dividirlo a lo ancho en tercios(tres secciones iguales) y lo largo en dos.

PRIMER TERCIO (IZQUIERDO)

Es en donde se escriben los datos del remitente. En los sobres comerciales este tercio es el indicado para el membrete. En la parte inferior, dos líneas después de la dirección, se escribirán las indicaciones del remitente en cuanto al manejo del documento: personal, confidencial, reservado.

SEGUNDO TERCIO(CENTRAL)

Es donde se escriben los datos del destinatario, que son los mismos de la carta. Se escriben a partir del segundo tercio, en la parte inferior a dos interlíneas. Si estos datos tienen más de cinco líneas, pueden subirse uno o dos renglones.

TERCER TERCIO(DERECHO)

Este tercio está reservado para el correo y para las instrucciones postales, como CERTIFICADA, RECOMENDADA, INMEDIATA O ENTREGA PERSONAL.

IMAGEN DISTRIBUCIÓN DE ZONAS

Distribución de zonas en sobre oficio. Modelo 1

Distribución de zonas en sobre oficio. Modelo 2